تعریف:
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، نرم افزارهایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا جریان اطلاعات و فرآیندهای کسب و کارشان را یکپارچه نمایند. آن‌ها عمدتاً از طریق یک بانک اطلاعاتی منفرد که اطلاعات را در رویه ای بلادرنگ جمع آوری و ذخیره می‌کند؛ وظایف و واحدهای سازمانی را پشتیبانی می‌کنند. اصطلاح «برنامه ریزی منابع سازمانی» اصطلاحی عمومی‌است که به مجموعه ای از فعالیت‌های سازمانی اطلاق می‌شود که توسط نرم افزارهای کاربردی چند-ماژوله مورد حمایت قرار می‌گیرند؛ چیزی که به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا منابع خودشان را مدیریت نمایند (تلتومب، 2000).
سیر تطور:
آغاز سیر تطور ERPها به دهه 70 میلادی یعنی دوران برنامه ریزی نیاز مندی‌های مواد باز می‌گردد. MRPها درجستجوی خودکار نمودن رویه‌های دستی برای برنامه ریزی و کنترل برنامه زمان بندی تولید بودند. این سیستم‌ها طراحی شدند تا بر اساس میزان سفارشات دریافتی واحد فروش دریابند که چه میزان مواد خام برای تولید نیاز است (اُرلیکی ، 1975). شرکت‌ها عمدتاً بسختی اجرای چنین سیستم‌هایی را تجربه می‌کردند و در مواردی فناوری قادر به تضمین منافع مورد انتظار نبود. برخی از پروژه‌ها نیز در عمل با شکست مواجه می‌شدند. عمده شکست‌ها در اجرای چنین سیستم‌هایی بیشتر از این که به حوزه مسائل فنی مربوط می‌شد به مشکلات انسانی بازمی‌گشت (بلت، 1979). غالباً مدیران به تاثیری که تصمیمات فنی مرتبط با حوزهاجرا و پیاده سازی این سیستم‌ها می‌توانست بر ساختار و اندازه گیری عملکرد سازمان بگذارد، اعتنا نمی‌کردند و نفش ساخت را در استراتژی رقابتی شرکت بیش از اندازه در نظر می‌گرفتند(میلر، 1981). بعدها MRPها در جهت حل مسائل حوزه عملیاتی، در قالب سیستم‌های پیشرفته تری موسوم به «برنامه ریزی نیازمندی‌های ساخت » توسعه یافتند. سیستم‌های برنامه ریزی نیازمندی‌های ساخت دارای مجموعه ماژول‌هایی بودند که جنبه‌های وظیفه ای مختلفی از فراگرد تولید را بر عهده داشتند (ویلسون و همکاران، 1994)؛ بعنوان نمونه، این سیستم‌ها حوزه‌هایی چون برنامه ریزی ظرفیت و برنامه زمانبندی اصلی تولید مبتنی بر پیش بینی فروش را شامل می‌شوند (راندو و لیترال 2001).
امروزه، محصولات اخیر ERP در مواجهه با چالش‌هایی که تحقق اهداف فوق را مورد مخاطره قرار می‌دهند؛ واحدهای مختلف و چندگانه کسب و کار همچون فروش، برنامه ریزی و عملیات، مدیریت مواد و موجودی، تولید، خرید، پردازش سفارش، حسابداری و مالی، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری ، مدیریت ارتباط با تامین کنندگان و سایر بخش‌ها را مورد پوشش قرار می‌دهند. سه ویژگی اخیر نسل دوم ERP موسوم به ERP II را از نسل قبل متمایز می‌کنند. ERP II به یک راهبرد کسب وکار و مجموعه ای از نرم افزترهای کاربردی مبتنی بر یک صنعت خاص اشاره دارد، که مطابق با آن شرکت برای مشتریان و سهامداران خلق ارزش می‌کند. این امر از طریق توانایی و بهینه سازی فرآیندهای مالی و عملیاتی همکارانه سازمان و داخل سازمان، امکان پذیر است (بُند و همکاران، 2000). این نوع سیستم‌ها در بستر تجارت همکارانه ای شکل گرفتند که در آن مقوله یکپارچگی فرآیندها، اطلاعات و تصمیم سازی در طول زنجیره تأمین از اهمیت زیادی برخوردار است. از این رو اجزاء ERP IIها شامل ERPها، کسب و کار الکترونیکی و همکاری در طول زنجیره تامین می‌شود (مولر، 2005). افزایش پراکندگی واحدهای سازمانی در موقعیت‌های مختلف جغرافیایی، تمرکز برنامه ریزی در نقطه تقاضای مشتری، تولید انبوه سفارشی سازی شده، فلسفه تولید چابک و نیاز موفقیت کسب و کار به هماهنگی‌ها و همکاری‌های درون زنجیره تامین ؛ اهمیت این نسل از ERPها را بیش از پیش ساخته است.
منافع ERP :
ERPها دارای دو فایده عمده می‌باشند: ابتدا این که یک نمای سازمانی منحصر بفرد از کسب و کار ترسیم می‌کنند بطوری که تمامی‌واحدها و وظایف را دربر می‌گیرند؛ و دوم این که یک بانک اطلاعاتی سازمانی را فراهم می‌کنند که کلیه تراکنش‌های کسب و کار در آن وارد، ذخیره، پردازش ، نظارت و مورد گزارش گیری قرار می‌گیرد. این نمای منحصر بفرد ضمن افزایش وسعت همکاری‌ها و هماهنگی‌های بین-دپارتمانی؛ شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا به اهداف خود در خصوص ارتباطات و پاسخگویی فزاینده نسبت به سهامداران خود دست یابند (دیلون، 1999). منافع دیگر ERPها عبارتند از: یکپارچه سازی فراگیر، کاهش ورود اطلاعات، قابلیت بروزرسانی، قابلیت حمل و اعمال تجارب برتر به سازمان می‌باشد. گزارش پانوراما (2010) در حوزه مدیریت تغییر و ERPها نشان می‌دهد که سه دلیل عمده استفاده شرکت‌ها از ERP در سال 2009؛ بهبود عملکرد کسب و کار ، یکپارچه سازی سیستم‌های میان واحدی و جایگزینی سیستم‌های قدیمی‌می‌باشد. این سه عامل در مجموع بالغ بر 65 درصد دلایل استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را پوشش می‌دهد. آلتکار (2004) منافع زیر را بعنوان دلایل محبوبیت کاربرد ERPها عنوان می‌کند:
توانایی بهبود عملکرد کسب وکار از طریق:
– کاهش زمان سیکل کاری و بین ایستگاهی
– افزایش چابکی کسب و کار
– کاهش موجودی
– بهبود تکمیل و پاسخ به سفارش/درخواست
پشتیبانی از نیازمندی‌های رشد کسب و کار از طریق:
– محصول/محصولات جدید، مشتریان جدید
– احتیاجات جهانی شامل زبان‌ها و واحدهای پولی چندگانه
فراهم آوری تصمیم یاری بلادرنگ، یکپارچه و منعطف از طریق بهبود پاسخگویی در سراسر سازمان
رفع محدودیت‌های سیستم‌های قدیمی‌شامل:
– پراکندگی داده و پردازش
– انعطاف ناپذیری در مقابل تغییر
– فناوری‌های حمایت ناپذیر
بِرَدلی (2008) ضمن بررسی 8 مطالعه موردی پیاده کننده ERP ، به طبقه بندی منافع پیاده سازی این سیستم‌ها می‌پردازد. در این مطالعه که مطابق با چارچوب شنگ و سدون (2002) صورت گرفت، برخی از منافع عنوان شده توسط شرکت‌ها عبارت بود از: کمک به مزیت رقابتی، پایایی بهتر سیستم‌های جدید، شفافیت عملکرد مالی و عملیاتی، بهبود تصمیم سازی در سطح سازمان، تبادل بهتر و اثربخش تر اطلاعات بین واحدهای سازمانی. آن‌ها این منافع را به پنج طبقه عملیاتی، راهبردی، مدیریتی، زیرساختاری فناور اطلاعات و سازمانی تقسیم کردند. ساتشاگلو (2009) ضمن بررسی فواید و منافعی که از ERP عاید سازمان می‌شود آن‌ها را در سه طبقه عملیاتی، مدیرتی، فنی و راهبردی طبقه بندی می‌کند. شش فایده ای که طبق نظرسنجی وی بالاترین رتبه را از منظر کارکنان بدست آوردند، عبارتند از: مدیریت و کنترل بهتر وظایف، کنترل گردش مالی، کنترل گردش اطلاعات، ظرفیت فزاینده زیرساختار فناوری اطلاعات، کنترل گردش کالاها و تسریع روند زمان پاسخ اطلاعات. در بین این منافع حدود 67% آن متعلق به طبقه بندی مدیریتی است؛ بعبارتی از منظر کارکنان، مهمترین فوایدی که از طریق پیاده سازی ERP متوجه سازمان می‌شوند عمدتاً جنبه مدیریتی دارند.
