برنامه ريزي استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي منجر به تعريف سيستمهاي اطلاعاتي مي شود كه سازمان با پياده سازي آنها مي تواند اهداف كسب و كار را تحقق بخشد. خروجي برنامه ريزي استراتژيك، سيستمهاي اطلاعاتي، اولويت اصلي پياده سازي در سيستمهاي اطلاعاتي را ارايه مي دهد [8و19] .
در مورد ضرورت و اهمیت برنامه ریزی استراتژیک IT/IS دلایل زیادی می توان ارائه کرد،که شاید مهم ترین آنها تحولاتی باشد که در عصر اطلاعات(Information Age) رخ می دهد و سازمان ها،دولت ها،و مدیران را به چالشی گریز ناپذیر می طلبد.
در اینجا این سوال مطرح می شود که عصر اطلاعات چیست و چه الزامهایی برای سازمان ها بوجود آورده است؟
عصر ها نقطه آغاز مشخصی ندارند و به تدریج ظاهر می شوند و شکل می گیرند.نخست آگاهی می دهند که تغییری بنیادی در حال رخ دادن است،سپس جهان بینی جدیدی ارائه می کنند.تردید در رابطه با جهان بینی موجود معمولا با پدید آمدن معضل هایی آغاز می شود.
معضل، مسئله یا پرسشی است که چون با جهان بینی رایج قابل حل یا پاسخ دادن نیست،نسبت به آن تردید ایجاد می شود. عصر اطلاعات با این معضل آغاز شد که تصمیم گیری در محیط های متلاطم بدون دستیابی مستمر به اطلاعات مرتبط عملا سردرگمی زیادی به بار می آورد.طراحی و استقرار سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی که از عناصر بنیادین عصر اطلاعات به شمار می روندتلاشی بود برای پاسخ گویی به این نیاز. امروزه ،جمع کثیری IT/IS را داروی همه درد ها یا مسائل مدیریت می دانند.
اشتیاق برای این سیستم ها و فناوری ها قابل درک است،اما برخی زیاده روی ها را نمی توان توجیه کرد.به علاوه ،به کارگیری فناوری ها و سیستم های اطلاعاتی به الزامهای مدیریتی خاصی در سازمان نیاز دارد که بدون توجه به آنها،انتظارات مدیران عملا تحقق نخواهد یافت.یکی از این الزام ها،برنامه ریزی استراتژیک سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی است که باید مورد توجه جدی قرار گیرد.
2.4.7 تعریف برنامه ریزی استراتژیک سیستم ها و فناوری اطلاعات
برنامه‌ريزی استراتژيک سيستم‌ها و فناوری‌های اطلاعات (IS/IT) عبارت است از فرايند تشخيص سيستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپيوتر که سازمان را در اجرای طرح‌های کاری و تحقق اهدافش ياری می‌کند. مدتهاست که برنامه‌ريزی استراتژيک برای بهره‌برداری از منابع بالقوه سيستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی ضرورتی شناخته شده است. اما اين برنامه‌ريزی فعاليتی پيچيده است و بررسی يافته‌های پژوهشی در اين زمينه، وجود موانع عمده‌ای را بر سرراه چنين برنامه‌ريزی‌های استراتژيک نشان می‌دهد.
بی تردید ایجاد سازگاری با تغییرات محیطی در ابعاد مختلف سازمان و استفاده از ابزارهایی که ضمن پیشرفت فناوری در اختیار مدیران قرار می گیرد،نه تنها ضروری است،بلکه حیات سازمان ها در محیط های فرار و متلاطم امروزی به آن بستگی دارد.مدیران ممکن است با انگیزه های متفاوتی ،طراحی های جدید سازمانی را دنبال کنند.این واقعیت که امروز سازمانها در عصر اطلاعات به سر می برند،الزامها و محدودیت هایی را بر آها تحمیل می کند که در گذشته نه چندان دور مطرح کردن آنها ضرورتی نداشت،فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویيگی های مهم عصر اطلاعات است که طراحی شکل های جدید سازمانی،سیستم های کنترلی جدید،بازمهندسی فرایند های سازمانی و مانند اینها را امکان پذیر ساخته است.
اینک IT/IS کمک می کند دیوارهایی را فرو ریزیم که وظایف،محل های جغرافیایی،و سطوح مدیریتی را ازهم جدا می کنند،و اجازه می دهد شبکه جدیدی از روابط را بین اعضای سازمان بوجود آوریم.
IT/IS هزینه کسب، انتقال و تبدیل داده ها را کاهش و دقت، بموقع بودن و دردسترس بودن اطلاعات را افزایش می دهد. اکنون کشور های جهان از لحاظ به کارگیری سطح فناوری در سطوح متفاوت قرار دارند، و متناسب با آن سطح ساختار اجتماعی متفاوتی نیز دارند.بنابر این ضروری است که با برنامه ریزی توسعه ای مناسب،قابلیت های سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی را در نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی کشور به کار بگیریم.
2.4.8 مراحل كلي برنامه ريزي استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي
به طور كلي مراحل برنامه ريزي استراتژيك با تعريف دورنما آغاز مي شود تا مديران ارشد سازمان، اهداف اصلي خود را از سرمايه گذاري در زمينه فناوري اطلاعات بيان كنند. سپس در مرحله دوم، بر اساس اهداف و مقتضيات خاص شركت، به تعريف عوامل كليدي موفقيت پرداخته مي شود. مرحله سوم به ارزيابي تواناييها و پتانسيلهاي سازمان و عوامل محيطي آن مي پردازد. با در نظر گرفتن مراحل قبلي، به تبيين استراتژيهاي سيستمهاي اطلاعاتي در سطح سازمان پرداخته، در مرحله پاياني به اجراي استراتژيها و برنامه هاي جزئي مي پردازيم و در مقاطع مختلف زماني، نحوه اجراي استراتژي را مورد ارزيابي قرار مي دهيم. شكل زیر مراحل كلي برنامه ريزي استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي را نشان مي دهد.
شکل 5-2 مراحل كلي برنامه ريزي استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي [8]
2.4.9 روش های تحلیل استراتژی
تدوین استراتژی کسب و کار رقابتی مستلزم تحلیل استراتژیک رقابتی است.هشت روش پر طرفدار تحلیل استراتژی وجود دارد:
تحلیل swot،مدل x، مدیریت و رهبری کسب و کار، استراتژی بازار، نیروهای رقابتی، تحلیل پورت فولیو محصولات، تحلیل محیطی و تحلیل دانش. به کمک هر روش تغییر استراتژیک و سیستم فناوری اطلاعات متناظر را می توان تعیین کرد.
قبل از اینکه بتوانیم وضعیت یک کسب و کار مطلوب را تعریف کنیم و استراتژی کسب و کار مناسب را مشخص نماییم، باید وضعیت کسب و کار فعلی را تحلیل کنیم. تکنیک های تحلیل کسب و کار بسیاری برای توسعه استراتژی وجود دارد. بعضی از این تکنیک ها کلی و بعضی خاص هستند. تکنیک های تحلیلی کلی شامل، تحلیل swotو مدل xهستند. تکنیک های تحلیلی خاص شامل هدایت کسب و کار(ماموریت،چشم انداز،اهداف)، استراتژی بازار، سیستم ارزش، نیروهای رقابتی و چرخه حیات محصولات می باشند. ما این روش ها را مرور خواهیم کرد [3].
2.4.9.1 تحلیل SWOT
این تحلیل،ابزاری تحلیلی برای ارزیابی وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب آتی با تمرکز بر نقاط قوت(S)، نقاط ضعف(W)، فرصت ها(O)، وتهدیدها(T) است. کل سازمان ممکن است هدف این تحلیل بوده ، اما یک بخش یا یک پروژه در سازمان هم ممکن است هدف مطالعه باشد.
2.4.9.2 مدل X
این مدل ابزاری برای توصیف و تحلیل وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب است.این مدل روشی برای ارزیابی وضعیت در داخل یک سازمان،یک پروژه و یا یک بخش است. وضعیت شامل دوره زمانی استکه در آن کار انجام می شود. در آغاز ین دوره زمانی هم ورودی های واقعی وجود دارد و هم ورودی های شخصی و در انتهای دوره نیز ،هم خروجی های واقعی وجود دارد و هم خروجی های شخصی.
2.4.9.3 هدایت کسب و کار
مفاهیم مهم کسب و کار شامل ماموریت ،چشم انداز و اهداف عینی می شود.سوال مربوط به این موضوع آن است که،پیامدهای کسب و کار که استراتژی به دنبال دستیابی به آنها است، کدام ها هستند؟
2.4.9.4 استراتژی بازار
این استراتژی جایگاه و آرمان های ما در محیط بازار را نشان می دهد.ما می توانیم هم محصولات مشابه و هم محصولی متفاوت از رقبای خود داشته باشیم.اگر ما محصولی مششابه دیگران داشته باشیم،لااقل باید آن را با قیمت مشابه دیگران بفروش برسانیم(مانند فروش اینترنتی).وقتی اطلاعات کامل،و امکان جستجوی اطلاعات بدون هیچ هزینه ای در دسترس است،برای یک کتابفروشی اینترنتی فروش با قیمت بالاتر نسبت به دیگران میسر نیست.
به منظور ادامه روند کار سازمان باید مزیتی وجود داشته باشد که نتایج و سود بالاتری را در درآمدهای مالکان عرضه کند.اگر ما محصولی را به فروش برسانیم که مشتریان احساس کنند با محصولات دیگر متفاوت است.آنگاه به تمایز دست یافته ایم.شکلی از خدمات ممکن است در وضعیت پایه خود مشابه خدمات دیگر سازمان ها باشد،مانند مسافرت هوایی که درآن تمامی خطوط هوایی امنیت هوایی مسافر را به مقصد خواستار هستند.در اینجا فمحصولات توسط خدمات مکمل متمایز می شوند.
2.4.9.5 نیروهای رقابتی
اساس این روش این است که سازمان در یک صنعت حضور داشته باشد،موفق شود و به صورت موثر با نیروهای رقابتی که در داخل یک صنعت بخصوص وجود دارند،سروکار داشته باشد.برای مثال نیروها در یک صنعت نوظهور مانند ارتباطات سیار ،به طور قابل توجهی متفاوت از صنعت های از پیش تاسیس شدهای مانند خدمات مالی هستند.سازمان با مشتریان،تامین کنندگان و رقبایش تعامل دارد.به علاوه تازه وارد های احتمالی که خواستار ورود به محیط بازار رقابتب بخصوص هستند و محصولات و خدمات جایگزین احتمالی را تولید می کنند،نیز وجود دارند.به منظور بقای روند کار و موفقیت در این محیط ،درک این تعاملات و مفاهیم برحسب اینکه کدام فرصت یا مزیت رقابتی ممکن است اتفاق بیفتد، مهم است.
2.4.9.6 تحلیل سبد محصولات
رویکردهای زیادی که با هدف ارتباط دادن جایگاه رقابتی سازمان به تکامل محصولات پایه گذاری شده اند، وجود دارد.مدل ها،فرض را بر این می گذارند که یک توصیف منحی شکل شبیهS ،در باره پدیده رشد محصولات وجود دارد. چهار مرحله در چرخه حیات هر محصول می تواند شناسایی شود ،که شامل: معرفی ، رشد ، بلوغ و نزول است. زمانی که ما به چرخه حیات تمام محصولات در سازمان نگاه می کنیم ، می توانیم تحلیل سبد کالا را به کار بگیریم. این روش رابطه بین ظرفیت بازدهی آتی و فعلی محصولات و وضعیت مدیریتی مناسب را نشان می دهد.
2.4.9.7 تحلیل محیطی
این تحلیل با محیط خارجی سازمان سروکار دارد.تحلیل محیطی مهم است چرا که کیفیت تصمیم گیری استراتژیک را به وسیله درنظر گرفتن طیفی از ویژگی های مرتبط افزایش می دهد.تهدیدها و فرصت هایی را که سازمان با آن روبروست شناسایی می کند و آن عواملی را که ممکن است در دستیابی به اهداف نقش داشته و یا به عنوان مانع عمل کنند،تشخیص می دهد.استراتژی سازمان باید به سوی بهره برداری از فرصت های محیطی و جلوگیری از تهدیدهای محیطی به روشی هدایت شود که با قابلیت های داخلی سازگار و بی تناقض باشد.این مهم،قضیه تناسب با محیط است که به سازمان امکان دستیابی به بالاترین حد رقابت را می دهد.یک تحلیل خارجی می تواند سیاست ،اقتصاد،جامعه و فناوری را تحلیل و وارسی کند.این امر گاهی تحلیل PEST نامیده شده است.اگر ما مسائل حقوقی و موضوع های محیطی را هم داشته باشیم،به آن PESTLE می گوییم.کار تحلیلی که باید در هنگام تحلیل های محیطی انجام شود با مسائلی همچون موارد زیر سرو کار دارد:
مفاهیم مربوط به روند ها چیست(تغییرات در محیط)؟سازمان در هنگام مواجهه با فرصت ها و تهدیدهایی که در پیش رو دارد چه باید بکند؟
2.4.9.8 تحلیل دانش
تمایزات می تواند بین دانش درونی یا هسته ای ،دانش پیشرفته و دانش نوآورانه ایجاد شود ، در حالی که دانش هسته ای نیاز به ثبات در کسب وکار دارد،دانش پیشرفته سازمان را در عرصه رقابت نمایان می نماید ، و دانش نوآورانه به شرکت امکان هدایت کل صنعت را می دهد.در این تحلیل نقشه دانش به منظور شناسایی جایگاه سازمان در مقایسه با سطوح دانشی رقبا به کار گرفته می شود.