سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

تعریف:
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، نرم افزارهایی هستند که به سازمان ها کمک می کنند تا جریان اطلاعات و فرآیندهای کسب و کارشان را یکپارچه نمایند. آن ها عمدتاً از طریق یک بانک اطلاعاتی منفرد که اطلاعات را در رویه ای بلادرنگ جمع آوری و ذخیره می کند؛ وظایف و واحدهای سازمانی را پشتیبانی می کنند. اصطلاح «برنامه ریزی منابع سازمانی» اصطلاحی عمومی است که به مجموعه ای از فعالیت های سازمانی اطلاق می شود که توسط نرم افزارهای کاربردی چند-ماژوله مورد حمایت قرار می گیرند؛ چیزی که به سازمان ها کمک می نماید تا منابع خودشان را مدیریت نمایند (تلتومب، 2000).

سیر تطور:
آغاز سیر تطور ERP ها به دهه 70 میلادی یعنی دوران برنامه ریزی نیاز مندی های مواد باز می گردد. MRP ها درجستجوی خودکار نمودن رویه های دستی برای برنامه ریزی و کنترل برنامه زمان بندی تولید بودند. این سیستم ها طراحی شدند تا بر اساس میزان سفارشات دریافتی واحد فروش دریابند که چه میزان مواد خام برای تولید نیاز است (اُرلیکی ، 1975). شرکت ها عمدتاً بسختی اجرای چنین سیستم هایی را تجربه می کردند و در مواردی فناوری قادر به تضمین منافع مورد انتظار نبود. برخی از پروژه ها نیز در عمل با شکست مواجه می شدند. عمده شکست ها در اجرای چنین سیستم هایی بیشتر از این که به حوزه مسائل فنی مربوط می شد به مشکلات انسانی بازمی گشت (بلت، 1979). غالباً مدیران به تاثیری که تصمیمات فنی مرتبط با حوزهاجرا و پیاده سازی این سیستم ها می توانست بر ساختار و اندازه گیری عملکرد سازمان بگذارد، اعتنا نمی کردند و نفش ساخت را در استراتژی رقابتی شرکت بیش از اندازه در نظر می گرفتند(میلر، 1981). بعدها MRP ها در جهت حل مسائل حوزه عملیاتی، در قالب سیستم های پیشرفته تری موسوم به «برنامه ریزی نیازمندی های ساخت » توسعه یافتند. سیستم های برنامه ریزی نیازمندی های ساخت دارای مجموعه ماژول هایی بودند که جنبه های وظیفه ای مختلفی از فراگرد تولید را بر عهده داشتند (ویلسون و همکاران، 1994)؛ بعنوان نمونه، این سیستم ها حوزه هایی چون برنامه ریزی ظرفیت و برنامه زمانبندی اصلی تولید مبتنی بر پیش بینی فروش را شامل می شوند (راندو و لیترال 2001).
امروزه، محصولات اخیر ERP در مواجهه با چالش هایی که تحقق اهداف فوق را مورد مخاطره قرار می دهند؛ واحدهای مختلف و چندگانه کسب و کار همچون فروش، برنامه ریزی و عملیات، مدیریت مواد و موجودی، تولید، خرید، پردازش سفارش، حسابداری و مالی، منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری ، مدیریت ارتباط با تامین کنندگان و سایر بخش ها را مورد پوشش قرار می دهند. سه ویژگی اخیر نسل دوم ERP موسوم به ERP II را از نسل قبل متمایز می کنند. ERP II به یک راهبرد کسب وکار و مجموعه ای از نرم افزترهای کاربردی مبتنی بر یک صنعت خاص اشاره دارد، که مطابق با آن شرکت برای مشتریان و سهامداران خلق ارزش می کند. این امر از طریق توانایی و بهینه سازی فرآیندهای مالی و عملیاتی همکارانه سازمان و داخل سازمان، امکان پذیر است (بُند و همکاران، 2000). این نوع سیستم ها در بستر تجارت همکارانه ای شکل گرفتند که در آن مقوله یکپارچگی فرآیندها، اطلاعات و تصمیم سازی در طول زنجیره تأمین از اهمیت زیادی برخوردار است. از این رو اجزاء ERP IIها شامل ERP ها، کسب و کار الکترونیکی و همکاری در طول زنجیره تامین می شود (مولر، 2005). افزایش پراکندگی واحدهای سازمانی در موقعیت های مختلف جغرافیایی، تمرکز برنامه ریزی در نقطه تقاضای مشتری، تولید انبوه سفارشی سازی شده، فلسفه تولید چابک و نیاز موفقیت کسب و کار به هماهنگی ها و همکاری های درون زنجیره تامین ؛ اهمیت این نسل از ERP ها را بیش از پیش ساخته است.

منافع ERP :
ERP ها دارای دو فایده عمده می باشند: ابتدا این که یک نمای سازمانی منحصر بفرد از کسب و کار ترسیم می کنند بطوری که تمامی واحدها و وظایف را دربر می گیرند؛ و دوم این که یک بانک اطلاعاتی سازمانی را فراهم می کنند که کلیه تراکنش های کسب و کار در آن وارد، ذخیره، پردازش ، نظارت و مورد گزارش گیری قرار می گیرد. این نمای منحصر بفرد ضمن افزایش وسعت همکاری ها و هماهنگی های بین-دپارتمانی؛ شرکت ها را قادر می سازد تا به اهداف خود در خصوص ارتباطات و پاسخگویی فزاینده نسبت به سهامداران خود دست یابند (دیلون، 1999). منافع دیگر ERP ها عبارتند از: یکپارچه سازی فراگیر، کاهش ورود اطلاعات، قابلیت بروزرسانی، قابلیت حمل و اعمال تجارب برتر به سازمان می باشد. گزارش پانوراما (2010) در حوزه مدیریت تغییر و ERPها نشان می دهد که سه دلیل عمده استفاده شرکت ها از ERP در سال 2009؛ بهبود عملکرد کسب و کار ، یکپارچه سازی سیستم های میان واحدی و جایگزینی سیستم های قدیمی می باشد. این سه عامل در مجموع بالغ بر 65 درصد دلایل استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را پوشش می دهد. آلتکار (2004) منافع زیر را بعنوان دلایل محبوبیت کاربرد ERP ها عنوان می کند:
 توانایی بهبود عملکرد کسب وکار از طریق:
– کاهش زمان سیکل کاری و بین ایستگاهی
– افزایش چابکی کسب و کار
– کاهش موجودی
– بهبود تکمیل و پاسخ به سفارش/درخواست
 پشتیبانی از نیازمندی های رشد کسب و کار از طریق:
– محصول/محصولات جدید، مشتریان جدید
– احتیاجات جهانی شامل زبان ها و واحدهای پولی چندگانه

 فراهم آوری تصمیم یاری بلادرنگ، یکپارچه و منعطف از طریق بهبود پاسخگویی در سراسر سازمان

 رفع محدودیت های سیستم های قدیمی شامل:
– پراکندگی داده و پردازش
– انعطاف ناپذیری در مقابل تغییر
– فناوری های حمایت ناپذیر

بِرَدلی (2008) ضمن بررسی 8 مطالعه موردی پیاده کننده ERP ، به طبقه بندی منافع پیاده سازی این سیستم ها می پردازد. در این مطالعه که مطابق با چارچوب شنگ و سدون (2002) صورت گرفت، برخی از منافع عنوان شده توسط شرکت ها عبارت بود از: کمک به مزیت رقابتی، پایایی بهتر سیستم های جدید، شفافیت عملکرد مالی و عملیاتی، بهبود تصمیم سازی در سطح سازمان، تبادل بهتر و اثربخش تر اطلاعات بین واحدهای سازمانی. آن ها این منافع را به پنج طبقه عملیاتی، راهبردی، مدیریتی، زیرساختاری فناور اطلاعات و سازمانی تقسیم کردند. ساتشاگلو (2009) ضمن بررسی فواید و منافعی که از ERP عاید سازمان می شود آن ها را در سه طبقه عملیاتی، مدیرتی، فنی و راهبردی طبقه بندی می کند. شش فایده ای که طبق نظرسنجی وی بالاترین رتبه را از منظر کارکنان بدست آوردند، عبارتند از: مدیریت و کنترل بهتر وظایف، کنترل گردش مالی، کنترل گردش اطلاعات، ظرفیت فزاینده زیرساختار فناوری اطلاعات، کنترل گردش کالاها و تسریع روند زمان پاسخ اطلاعات. در بین این منافع حدود 67% آن متعلق به طبقه بندی مدیریتی است؛ بعبارتی از منظر کارکنان، مهمترین فوایدی که از طریق پیاده سازی ERP متوجه سازمان می شوند عمدتاً جنبه مدیریتی دارند.