-2-12-1 سیستم فرآیند انجام کار
TPS (Transaction Processing Systems)
ساده هستند و جنبه عمومي دارند؛
با اختلاف كمي در اكثر سازمانها بكار گرفته مي شوند؛
معمولا ساختار منابع موجود و توانهاي آتي آنها را پيگيري مي كند؛
مثال: سيستم ساده حسابداري ، انبار داري و يا حقوق؛
2-2-12-2 سیستم اطلاعات مدیریت
MIS (Management Information Systems)
اطلاعات را با هدف حل مشكلات مديريت آماده مي كند؛
يك مجموعه از سيستمهاي بهم متصل است كه از يك پايگاه داده مجتمع بهره مي جويند.
- سيستمهاي تصميم يار
DSS (Decision Support Systems)
از چندين بانك اطلاعاتي (شامل بانكهاي خارجي) بهره مي جويد؛
مدير با استفاده از يكسري فيلترها اطلاعات مرتبط را استخراج مي كند.
- سيستمهاي خبره
ES (Expert Systems)
سيستمهاي خبره بر خلاف سيستمهاي تصميم يار خود برخي از تصميمات را مي گيرند؛
وقتي قابل استفاده هستند كه سيستم بصورت كامل قابليت مدلسازي داشته باشد؛
در مورد سيستمهاي تخصصي با دامنه محدود كاربرد دارند (مثال: كنترل سيستم برق يك كارخانه).
- سيستم هاي اطلاعاتي مديران عالي
EIS(Executive Information Systems)
اطلاعات از نواحي مختلف عملياتي جمع آوري مي شود؛
از اطلاعات خارجي استفاده مي كند؛
فاكتورهاي حساس موفقيت را تحت كنترل دارد؛
در موقع بروز مشكلات و استثنائات گزارش مي دهد؛
رابط كاربر گرافيكي ساده دارد؛
- سیستم اتوماسیون اداری
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند(صرافی زاده، 1386، ص64).
اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.
اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (Raymond, 1998)
- مزایای و معایب اتوماسیون اداری
مزایا و معایب اتوماسیون اداری: مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد.
به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.
- مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:
الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛
ب) تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛
ج) فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.
- مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛
ج) به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص،رضایت شغلی آنها افزایش مییابد؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛
ه) رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت ها.
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از:
ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب.
انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری: از دیدگاههای متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنهـــــــا می پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:
- در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.
- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).
- در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور.
- سیستم ارتباطات
| مکان زمان | متفاوت | یکسان |
| یکسان | گروه افزارها و پست الکترونیک Chat Room | سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی، اتاق های ملاقات الکترونیکی |
| متفاوت | گروه افزارها، پست الکترونیک اینترنت | کنفرانس ویدئویی، اتاق های محاوره و گفتگو |
جدول 2-1 : چارچوب زمان – مکان در ارتباطات (صرافی زاده، 1386، ص79)
- اینترنت : به ارتباطات وسیع و گسترده گفته می شود.
- اکسترانت : ارتباطات درون شرکت و یا سازمان را می گویند.
- اینترانت : شبکه ارتباطی بین شرکت ها می باشد.